Cikk

Végső útmutató a vállalata visszavonulásának tervezéséhez a kaliforniai borvidékre

A WineCountry Media vállalati és csoportos értékesítésének alelnökeként - amely tulajdonosa és üzemeltetője NapaValley.com , Sonoma.com , és WineCountry.com - Segítettem a világ minden tájáról érkező vállalatoknak megtervezni vállalati és csoportos találkozóikat, visszavonulásaikat és rendezvényeiket a kaliforniai borvidéken. És minden alkalommal vannak olyan fontos elemek, amelyekre ezek a vállalatok még nem gondoltak, mielőtt kapcsolatba léptek velem a közelgő találkozójukról vagy visszavonulásukról.

Tehát szeretném megosztani a 14 legfontosabb szempontomat, amelyet egy vezérigazgatónak, ügyvezető asszisztensnek vagy rendezvénytervezőnek szem előtt kell tartania, amikor egy vállalati visszavonulást tervez a kaliforniai borvidékre. Saját, csatában tapasztalt ellenőrzőlistám, amely sikeres borvidéki visszavonulást hozott létre, hogy elismerést szerezhessek kollégáitól, és profi értekezlet-szervezővé válhassanak.

Akkor: ássuk be. Az alábbiakban bemutatom a tényleges kérdőívet, amelyet minden új vállalati ügyfelem számára használok, amelyet megtisztítottam attól, hogy sokféle céggel dolgozhassak együtt, valamint azoknak a szolgáltatásoknak, amelyekre és alkalmazottaikra szükségük van, miután megérkeztek. Az utolsó kérdésre alaposan megértheti, hogy mikor, hol, mit és hogyan kell megtervezni a következő sikeres Borvidék csapatversenyét.


A kérdőív




# 1. Mi a rendezvényed célja?

A 10 leggyakoribb vállalati rendezvénytípus , segít megtudni, hogy pontosan melyik kategóriába tartozik az eseménye, hogy a Wine Country szállodák és üdülőhelyek csoportos értékesítői tudják, hogyan kell ennek megfelelően reagálni az RFP-re (Request For javaslat). Például a vezetői értekezletet vagy az alkalmazottak csapatképzési szemináriumát nagy valószínűséggel zárt térben tartják, gyakran egy ablak nélküli tárgyalóban a zavaró tényezők elkerülése érdekében, míg a csapat ösztönző kirándulási vacsoráját a szabadban, egy szőlőben vagy egy borbarlangban tartják. Az elején megfelelő címke megadása az eseményen később több problémát is megelőzhet.



# 2. Mekkora a csoportja?

Ne feledje, hogy a legtöbb borvidéki szálloda és üdülőhely 10 embert tart a „csoport” minimális méretének. Bármely ennél kisebb méret nagy valószínűséggel nem fogja megkapni a csoportos foglalás előnyeit. Ha nem tudja a partija pontos méretét, akkor ez rendben van - a szállodák ezt várják, és némi mozgásteret engednek az ügyfeleknek a lefoglalatlan szobákban.


Amint megtudjuk a becsült számot a csoportjában, akkor hozzáadjuk a legmegfelelőbb Wine Country szállodához vagy üdülőhelyhez. A kisebb csoportok általában jobban megfelelnek a kis-közepes méretű ingatlanoknak, és az általuk nyújtott egyedi szolgáltatás gyakran személyesebb, míg a nagy üdülőhelyi ingatlanok ezreit takaríthatnak meg a szállítási költségekben, ha mindent megkapnak, amire a csoportok vágynak vagy amire szüksége van : éttermek, fürdők, borkóstolók, és még egy tekepálya is a Meritage Resort and Spa .



# 3. A csoportja járt már a Borországban? Ha igen, hol maradtál?

Nem ritka, hogy a csoportos rendezvények koordinátorai azt mondják, hogy Napa Valley-ben akarnak maradni, majd Sonoma megyében maradnak, még akkor is, ha fogalmuk sem volt arról, hogy a Sonoma megyei visszavonulás megrendezése akár lehetőség is lenne (általában ez az átlagos Napa Valley szálloda szobaár, amely segít meggyőzni őket). Ha az ügyfél korábban járt a Borországban, akkor általában világos elképzelése van arról, hogy hol akarja megrendezni az eseményét. És tudván, hol tartózkodtak és vacsoráztak, tudatja velünk, hogy ne küldjünk RFP-ket ugyanazokra a helyekre, hacsak nem külön kérik.




# 4. Napa-völgyben vagy Sonoma megyében szeretne maradni?

A vállalati rendezvények ügyfeleinek körülbelül 90% -a azt mondja, hogy a Napa-völgyben akarják megrendezni visszavonulásukat, de amikor Sonoma megyét is javasolják, általában nyitottak erre. Ami általában meghatározza a végső úti célt, az a költség: A Sonoma megyei szállodai szoba jellemzően körülbelül 30% -kal kevesebb, mint a Napa-völgy, és a legtöbb ember zihál, amikor meghallja a nyári hétvégi szobaár átlagos költségét a Napa-völgyben.



# 5. Hány szobára lesz szüksége a csoportjának?

Ez a kérdés gyakran nevetést vált ki. A vállalati vezetők gondolata, hogy szállodai szobát osztanak meg, meglehetősen mulatságos az ügyvezető asszisztensek számára. De meglepődne, hogy ez milyen gyakran csiklandozza a vállalati rendezvény megtervezésével megbízott személyt. A társaság pénzt akar megtakarítani azzal, hogy a csapat szobákat oszt meg? A munkatársak egy része el akarja hozni (vagy megtehetik) partnereiket? A költségvetés mellett az, hogy pontosan megtudja, hány szobára lesz szüksége, az az egyik legfontosabb tényező a vállalati visszavonulás foglalásakor.




# 6. Mi az érkezés és távozás dátuma?

Az iparági válasz erre a kérdésre az, hogy meg kell adni az érkezési dátumot és az indulási dátumot, ebben a formátumban: Március 3-án, szerdán érkezünk és március 7-én, vasárnap indulunk. Csak azt mondani, hogy ez egy 3 napos visszavonulás, nem világos, és 40 000 dolláros esemény lefoglalásakor kulcsfontosságú az egyértelműség. Ha nem tudja a csoport pontos tartózkodási dátumát, a szálloda értékesítője csak becslést tud adni a költségekről, és valószínűleg nem tart Önnek szobatömböt. Ez nem üzletkötő, de ha egyértelmű az érkezési és távozási dátum, mindenki munkáját megkönnyíti.

És FYI, sok Wine Country szállodában és üdülőhelyben hétvégén minimum 2 éjszaka van, így ha a vállalati visszavonulás szombaton ér véget, akkor felszámolhatjuk szombat estéjéért is. És mivel a borvidék olyan népszerű úti cél a turisták számára hétvégén, vasárnaptól csütörtökig történő foglalása több ezer dollárt takaríthat meg Önnek.



# 7. Rugalmas az érkezési és indulási dátum?

Bár hasznos, ha az utazási dátumokat kőbe vésik, ez nem döntő fontosságú. A szállodák és üdülőhelyek gyakran kérdezik, hogy a csoportos rendezvények dátumai rugalmasak-e, mivel ezek az adott időpontokban, vagy akár csak az első vagy az utolsó napon elkeltek. Ha azt mondja, hogy rendben van a hétfő-kedd vagy a kedd-szerda, sokkal nagyobb mozgásteret enged a szálloda értékesítőjének.



# 8. Mi az Ön becsült költségvetése?

Meglepődne, hogy egy új csoportesemény-kliensnek milyen gyakran nincs válasza erre a kérdésre, vagy azért, mert nem kapott költségvetést, vagy a vállalat felveszi velünk a kapcsolatot, hogy meghatározza a költségvetésüket. A becsült költségvetés megléte nem döntő fontosságú, de nagyon hasznos a szálloda vagy a vállalati visszavonulási helyszín kaliberének, időzítésének és helyének meghatározásához. Egy átlagos csoportos rendezvény (szálloda, tárgyaló + F&B + A / V, szállítás, étkeztetés) esetén legalább 500 dollár fejenként és éjszakánként jó kiindulópont.


Ami a költségvetéseket illeti, egy szó, amelyet a lexikonjában szeretne tartani, a „engedmények”, amely a szállodai szószedet az ingyenességekre. Noha nem tárgyalunk csoportos árakat az Ön számára, egy szálloda vagy a találkozó helyszíne gyakran extra engedményeket kínál ügyfeleink számára, mert ilyen gyakran dolgozunk velük. Röviden, ha vállalati rendezvényünket nálunk foglalja le, pénzt fog megtakarítani, és további engedmények kérése - például az üdülőhelyi díj vagy a Wi-Fi-díj lengetése - még több pénzt fog megtakarítani.



# 9. Mennyit költenek a ballparkok a szobaárakra?

Ha egy vállalati rendezvény kliensének nincs költségvetése a fejében, akkor szinte mindig elgondolkodik arról, mennyit akarnak kiadni egy szobára éjszakánként. A csoportos szobaárak általában alacsonyabbak, mint a „szabadidős utazások” árai, és a vasárnaptól csütörtökig terjedő árak szinte mindig sokkal olcsóbbak, mint a hétvégi árak, mivel a Wine Country népszerű hétvégi kiruccanási célpont.

Annak ismerete, hogy mennyit hajlandó költeni egy szállodai szobára, nagyon hasznos annak meghatározásában, hogy mely szállodák felelnek meg legjobban a csoportjának. A nyár legalacsonyabb végén várhatóan körülbelül 250 dollárt fizet szobánként éjszakánként Sonoma megyében. Főszezonban a Napa-völgyben található luxusingatlanért legalább szobánként éjszakánként 500–600 dollárt kell fizetnie.



# 10. Szüksége lesz szállításra is?

Ismét meglepődne azon, hogy a társaság csoportos visszavonulásának összeállításával megbízott emberek közül sokan nem veszik figyelembe a szállítási költségeket, mind a repülőtérről, mind a szálloda külterületéről. A Wine Country nagyon kevés szállodája közvetlen transzfert biztosít a San Francisco és az Oakland repülőterekről (a Doubletree Sonoma Wine Country ritka kivétel), így ha a repülőtérről vagy a pincészetbe kell utaznia a szállodától, akkor szállítási társaságot kell előre lefoglalnia. A WineCountry-n több helyi közlekedési céggel is együttműködtünk, és örömmel ajánljuk a csoportjának leginkább megfelelőt.



# 11. Szüksége lesz tárgyalóra? Ha igen, milyen napokra kell lefoglalnia az értekezletet és hány személy számára? Szüksége lesz audióra / videóra és F & B-re? Van-e más igénye a csoportjának?

Szinte minden vállalati vagy csoportos rendezvénynek szüksége van valamiféle tárgyalóra vagy tárgyalóra, akár a szállodában, akár a borászatban. Azok a kérdések, amelyekre előzetesen választ szeretne kapni, a következőket tartalmazza: Hány személynek? Milyen időszakra a nap folyamán? Szüksége lesz étel- és italszolgáltatásra? Szeretne alkoholt felszolgálni (például egy borászatban)? Szüksége lesz audio / video berendezésekre? Hogyan szeretné az asztalokat és székeket elrendezni? Lesz valamilyen kitörő foglalkozása?

A tárgyalóhely bérlésének tipikus költségei nagyban változnak a borvidéken. Vannak olyan szállodapartnereink, akik gyakran integetnek a tárgyalóhelyek bérleti díjának (általában, ha az ügyfél elfogadja a minimális F&B díjat), míg mások négy számjegyű minimumokat számítanak fel. Ha engedményeket fog kérni, a tárgyalótermi díj jó kiindulópont.



# 12. Segítségre lesz szüksége ebéd vagy vacsora megszervezésében?

A legtöbb vállalati és csoportos rendezvényre, amelyek Napa Valley-ben és Sonoma megyében kerülnek megrendezésre, az ebédet a tárgyalótermi F&B díj tartalmazza, akár dobozos ebédként, akár svédasztalos stílusban a tárgyaló belsejében vagy a folyosón. Ha Ön és munkatársai a szállodától távol akarnak ebédelni vagy vacsorázni, örömmel ajánlunk Önnek ajánlásokat (itt mindannyian étkezési sznobok vagyunk, ezért nem fogunk tévedni). Az egyik legnépszerűbb lehetőség egy csoportos vacsora egy pincészetben, akár a szőlő mellett, akár egy borbarlangban, például a fantasztikus barlangi étkezési élmény a Pine Ridge szőlőskertek a Napa-völgyben.

Ne feledje, hogy ha az étterem vagy pincészet nincs gyalogosan - ez egy nagyszerű ok a belvárosi szálloda foglalására -, akkor valószínűleg fel kell vennie egy közlekedési társaságot, ha csoportosan szeretne utazni, ami drágább lehet. Alternatív megoldásként az Uber és a Lyft az egész borvidéken elérhető.



# 13. Szüksége lesz segítségre a tevékenységek, például a borkóstolás megszervezésében?

Amikor Rómában van, igaz? Szinte minden vállalati és csoportos rendezvény, amelynek tervezésében segítünk, egy vagy több pincészet meglátogatását kínálja egy kóstolási élmény érdekében, és a borászatok ajánlása a mi specialitásunk. Csakúgy, mint a helyszíni étteremben való étkezésnél, ne feledje, hogy ha a meglátogatni kívánt borászat nincs sétatávolságon belül, akkor valószínűleg fel kell vennie egy közlekedési társaságot vagy egy autómegosztó szolgáltatást. És bár lehet, hogy csak kis kortyokkal kóstolgatja a bort, meglepődne, hogy a véralkoholszintje milyen gyorsan képes felépülni .08% felett.



# 14. Szeretne a borkóstoláson kívül más tevékenységeket is végezni, például csapatépítő főzőversenyeket?

A borkóstolással együtt tucatnyi egyéb tevékenység áll rendelkezésre a borvidéken, amelyek segíthetünk a csoportos rendezvény megszervezésében, a Sip-n-Cycle kerékpáros túráktól kezdve az ínyenc ételekig és borokig, csapatépítő rendezvényekig (a főzőversenyek igazán népszerűek) ), borkeverési órák és szőlőskertes túrák. Ha meg szeretné tekinteni a csoport számára a vidám borvidéki tevékenységek széles skáláját, nézze meg WineCountry tapasztalatok .


Ha a cikk végére ért, gratulálunk! Most minden válasz megvan arra, hogy szórakoztató és eredményes vállalati vagy csoportos rendezvényt rendezzen a kaliforniai borvidéken. A következő lépés az, hogy felhívja a (415) 518-1402 telefonszámot, vagy küldjön e-mailt a következő címre: matt@winecountry.com . Nem csak abban segítek, hogy megtalálja a következő vállalati vagy csapatesemény ideális helyszíneit, hanem kapcsolatba lépek a megfelelő személlyel is, akivel beszélnie kell - és valószínűleg pénzt is megtakaríthat.

Végül megemlítettem, hogy az Ajánlási és ajánlási szolgáltatásunk ingyenes? Kis jutalékot keresünk szállodai partnereinktől a szobadíjért, de ezt a költségeket a szálloda fedezi, nem te. Tehát valóban nincs ok arra, hogy ne használjuk az Ajánlási és ajánlási szolgáltatásunkat vállalati és csoportos rendezvényekre Napa-völgybe és Sonoma megyébe.


- Útmutató a borkóstoláshoz, mint egy profi -

- A 9 legjobb borvidéki szálloda, amelyet meg kell látogatni 2018-ban -


Ajánlott